Resepsionis : Pengertian, Syarat, Fungsi dan Tugas Resepsionis

Apa yang terlintas di pikiran kamu ketika mendengar kata resepsionis atau front office? Istilah ini mungkin sudah sering kamu dengar di setiap kantor. Biasanya resepsionis / receptionist / front office dapat kamu temukan di hotel, rumah sakit, cafe hingga kejaksaan negri dan kantor lainnya.

Sama dengan namanya, tugas utama resepsionis adalah menerima klien atau tamu yang datang. Profesi ini memiliki peran penting, karena seorang resepsionis wajib menjunjung tinggi nama perusahaan.

Jika kamu tertarik menjadi receptionist, namun belum memiliki gambaran tugas dan skill yang harus dimiliki, jangan bingung dulu.

Kamu akan mendapat informasi lengkap melalui artikel berikut ini. Sehingga kamu dapat mempertimbangkan dan mengetahui tugas untuk menjadi resepsionis.

Apa itu Resepsionis 

Pengertian resepsionis adalah karyawan dalam suatu perusahaan yang tugas utamanya menyambut dan menerima tamu.

Resepsionis adalah image kantor, sebab menjadi wajah pertama perusahaan yang akan bertemu dengan tamu maupun konsumen. Oleh karena itu, peran tersebut sangat penting.

Terkadang resepsionis disebut sebagai sekretaris perusahaan. Beberapa orang juga menyamakan peran kedua profesi tersebut. Karena tugas keduanya memiliki kesamaan, yaitu menyapa dan melayani tamu atau konsumen.

Jenis perusahaan yang sering menggunakan resepsionis adalah perusahaan jasa dan perhotelan. Tempat kerja resepsionis ada di depan kantor dengan meja resepsionis.

Resepsionis harus memiliki wawasan yang luas, agar mampu memberi pelayanan terbaik dan  menjawab setiap kebutuhan  para konsumen.

Fungsi dan Tujuan Resepsionis

Fungsi Sebagai Record Keeper

Sebagai seorang resepsionis, kamu perlu memahami prosedur menerima dan menyampaikan pesan kembali. Seperti pesan dalam bentuk tulisan maupun lisan. Karena biasanya, para tamu yang datang sering menitipkan berbagai jenis pesan pada seseorang.

Fungsi ini menuntut receptionist untuk pandai memahami bahasa. Bukan hanya bahasa verbal, namun juga tulisan.

Selanjutnya kepala Manager yang akan memantau tugas resepsionis, sehingga kamu harus bersikap profesional, siap dan sigap.

Fungsi Sebagai Diplomat

Seorang diplomat dituntut agar pandai dalam bernegosiasi. Para tamu seringkali mengajukan berbagai pertanyaan. Jika seorang resepsionis tidak menemukan jawaban pasti, maka tunda dengan bahasa yang sopan dan baik.

Tamu di lokasi juga memiliki maksud dan tujuan yang berbeda. Resepsionis harus paham tujuan yang ingin dilakukan, kemudian menjadi wakil perusahaan dalam memberi keputusan dan bertindak sebagai diplomat sesuai prosedur kantor.

Sumber dari Informasi

Fungsi resepsionis adalah sebagai sumber informasi untuk menjawab setiap pertanyaan tamu. Oleh karena itu, resepsionis wajib menjaga hubungan baik dengan departemen lain., khususnya yang berurusan dengan kepentingan tamu.

Hubungan baik dengan departemen lain akan memudahkan pekerjaan kamu sebagai front office dan menjadi salah satu sumber informasi.

Guest Analyst

Pekerjaan dan tugas resepsionis salah satunya adalah menganalisa tamu yang datang. Kepandaian memilah informasi kepada tamu adalah hal yang penting untuk menjaga keamanan. Hingga meneliti gerak gerik tamu yang berpotensi merugikan dan mencurigakan.

Sebagai Sales

Pada perusahaan jasa dan perhotelan, seorang resepsionis juga bertindak sebagai sales. Yakni menjual setiap produk maupun jasa perusahaan dengan meyakinkan pelanggan.

Syarat Menjadi Resepsionis 

Jika kamu ingin menjadi resepsionis, kamu harus memenuhi beberapa persyaratan berikut ini:

 Keterampilan 

• Keterampilan Teknis : Untuk melayani tamu, resepsionis harus menggunakan meja resepsionis.  Pandai menggunakan komputer dan telepon.
• Keterampilan Berkomunikasi : Seorang resepsionis harus dapat berkomunikasi dengan baik secara efektif, efisien, sederhana dan mudah dipahami.

Pengetahuan 

• Pengetahuan Umum : Seorang resepsionis harus memiliki pengetahuan umum karena ia menerima tamu dengan berbagai latar etnis dan budaya. Harus mengetahui juga rencana perusahaan untuk menunjukkan posisi ketika diminta. Keahlian bahasa asing juga perlu bagi resepsionis.
• Pengetahuan Khusus : Pengetahuan khusus ini meliputi ketelitian untuk menghitung akun tamu, menulis informasi tamu dan hal penting yang berkaitan dengan tamu.

Kepribadian

Beberapa kepribadian yang harus dimiliki seorang resepsionis sebagai persyaratan:

• Gigih
• Cerdas
• Baik
• Sopan
• Ramah
• Bijaksana
• Bertanggung jawab
• Loyalitas
• Tanggap

Baca Juga : Tugas Guru : Pengertian, Tanggung Jawab dan Kompetensi Guru

Tugas Resepsionis

Berikut merupakan beberapa tugas utama dari seorang resepsionis dalam perusahaan:

Menerima Kemudian Menghubungkan Telepon Masuk

Tugas utama dari receptionist adalah  menerima telepon masuk dari berbagai sumber dan menghubungkan pada yang dituju.

Perusahaan menerapkan kode etik bagi resepsionis agar menerima telepon dengan baik. Demi menjaga reputasi perusahaan, seorang resepsionis dituntut menggunakan gaya bahasa yang baik.

Menghubungi Beberapa Nomor Telepon

Setiap devisi dalam perusahaan pasti memiliki berbagai kepentingan, resepsionis disini akan bertugas untuk menghubungkan kepentingan tersebut.

Contohnya hubungan antar devisi dalam perusahaan harus disambungkan resepsionis lebih dahulu agar aktivitas tertata dengan baik.

Menyampaikan Pesan

Tugas resepsionis selanjutnya yaitu menyampaikan setiap pesan dari divisi lain, para tamu maupun pihak eksternal. Tentu penyampaian pesan harus sesuai prosedur perusahaan dengan menggunakan nomor telepon perusahaan.

Pesan yang telah tersampaikan akan ditulis pada laporan aktivitas harian sebagai bukti bahwa pekerjaan tersebut sudah selesai.

Klasifikasi untuk Menjadi Resepsionis

Background Pendidikan

Jika kamu ingin menjadi resepsionis hal pertama yang harus diperhatikan adalah background pendidikan. Syarat minimal seorang resepsionis biasanya tamat pendidikan D3 atau S1.

 Kesiapan Mental

Mental yang kuat dan berlapang dada merupakan syarat utama menjadi resepsionis. Biasanya perusahaan akan melakukan pengujian dan pelatihan pada proses recruitment calon karyawan baru.

Siap Berkomunikasi dengan Baik

Kemampuan berkomunikasi merupakan yang paling utama untuk menjadi resepsionis. Karena tugas pokok resepsionis menuntut kamu memiliki komunikasi yang baik.

Skill untuk Menjadi Resepsionis

Skill berkomunikasi merupakan kunci sukses menjadi resepsionis yang baik, demi menjaga hubungan baik perusahaan dengan pihak manapun. Selanjutnya yaitu skill mengoperasikan komputer.

Jika kedua skill tersebut dapat kamu kuasai, maka menjalankan tugas resepsionis menjadi lebih mudah.

Kisaran Gaji Resepsionis

Meskipun peran resepsionis sangat penting dalam suatu perusahaan, namun lapangan kerjanya terbilang kecil. Peminat profesi ini juga cukup banyak.

Untuk kisaran gaji seoranag resepsionis cukup beragam, tergantung seberapa besar perusahaan yang merekrut. Untuk rata-ratanya bisa mencapai 2-5 juta rupiah per bulan.

Jenjang Karir dan Jabatan Resepsionis

Jenjang karir resepsionis:

• Sekretaris pribadi
• Asisten administrasi

Jabatan pekerjaan receptionist:

• Front desk agent /Front desk associate / Front desk attendant
• Fron office agent
• Hotel receptionist

Hal yang Harus Diperhatikan Resepsionis

Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menjadi resepsionis :

1. Selalu menjaga penampilan agar selalu rapi dan wangi.
2. Memberi salam, menyapa dan senyum kepada setiap tamu atau konsumen.
3. Memperhatikan kode etik perusahaan ketika berbicara dengan tamu atau konsumen, baik melalui telepon maupun secara langsung.
4. Usahakan tidak membuat tamu menunggu terlalu lama. Lebih baik memberi tahu bahwa orang yang ditunggu sedang ada keperluan. Hal ini akan membantu dalam memberikan kepuasan pelanggan.
5. Untuk meningkatkan kesan profesional, sebaiknya jauhkan hal yang tidak berkaitan dengan pekerjaan dari meja resepsionis.
6. Kurang baik jika terlalu sering membuat kebisingan, salah satunya sering berbicara dengan teman.

Kesimpulan 

Tugas resepsionis yaitu melayani setiap kebutuhan konsumen, hal ini menjadi tolak ukur dalam kinerjanya. Sebab kualitas resepsionis akan berpengaruh terhadap reputasi suatu perusahaan.

Oleh sebab itu, seorang resepsionis dituntut untuk selalu siap dan sigap dalam menghadapi berbagai konsumen yang datang ke lokasi.